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Buchhaltungfehler

Ein Fachartikel von Piero Zedda, Dortmund
Thema: Buchhaltungsfehler und Betrug erkennen, aufdecken und Dokumentation

Für die Richtigkeit und Vollständigkeit wird keine Gewähr übernommen! Auch sind die Sachverhalte hier sehr stark vereinfacht dargestellt.

Die Bestimmungen und Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes und des Telekommunikationsgesetzes wurden in diesem Fachartikel außer Acht gelassen, um den Umfang dieser Ausarbeitung nicht zu groß werden zu lassen.

In der praktischen Arbeit hat sich der Datenanalyst allerdings an diese und weitere Gesetze zu halten.

Bei fehlerhaft durchgeführter Buchhaltung muss man zwischen unterschiedlichen Sachverhalten sauber differenzieren.

So haben wir es als einfachsten Sachverhalt zunächst einmal mit Flüchtigkeitsfehlern zu tun, welche im Arbeitsalltag der Buchhaltung durchaus normal sind. Niemand kann sich von Fehlern frei sprechen und je höher die Anzahl der Buchungssätze, desto höher ist auch die Anzahl der möglichen Fehler. Hierzu gibt es zwar keine Statistik, jedoch dürfte eine Fehlerquote von ca. einem Prozent als durchaus normal angesehen werden.

Dem gegenüber abzugrenzen sind Fehler in der Buchhaltung, welche durch schlecht qualifizierte Buchhaltungskräfte auftreten. Dieser Fehlertyp ist am häufigsten bei selbständig tätigen Buchhaltungskräften zu beobachten und weniger bei Angestellten, da Angestellte in der Regel ein  Bewerbungsverfahren durchlaufen und so bereits von vorn herein aussortiert wird.

Als weiteren Sachverhalt kann man dolose (kriminelle) Handlungen in der Buchhaltung verifizieren. Auch wenn hier Führungskräfte überproporttional vertreten sind, so kann dies ebenfalls bei einfachen Buchhaltungskräften vorkommen. Dieser Sachverhalt betrifft hauptsächlich angestellte Buchhaltungskräfte.

Dolose Handlungen können natürlich auch bei anderen Mitarbeitern vorkommen. Als einfachstes Beispiel seien hier Tankrechnungen oder Reisekostenabrechnungen von Außendienstlern genannt.

Doch wie lassen sich solche Fehler nun erkennen, aufdecken und dokumentieren?

Da hätten wir als erste und einfachste Möglichkeit natürlich die Bilanz bzw. Einnahme-Überschuss-Rechnung und die Gewinn-und-Verlust-Rechnung.

Hier lassen sich für den betreffenden Betrieb untypisch vorgenommen bebuchte Konten am leichtesten erkennen.

Auch kann man das gesamte Buchungsjournal als Excel Datei exportieren und über diverse Filter- bzw. Abfragemöglichkeiten Fehler verifizieren.

Nehmen wir hier als Beispiel einfach mal die Miet- bzw. Pachtzahlungen. Während Mieten ohne Umsatzsteuer gebucht werden sind Pachtzahlungen mit 19% Umsatzsteuer zu buchen. Das lässt sich natürlich recht einfach über die Gewinn-und-Verlust-Rechnung aufdecken. Doch auch mit Excel lassen sich falsche Umsatzsteuersätze leicht verifizieren. So kann beispielsweise in die exportierte Datentabelle eine weitere Spalte eingefügt werden und über eine einfache "wenn-dann" Abfrage ein falscher Umsatzsteuersatz recht leicht verifiziert werden. Allerdings muss auch erwähnt werden, dass die ursprünglichen Daten durch das Einfügen einer weiteren Spalte für Abfrageformeln im juristischen Sinne bereits verändert wurden und dadurch die gerichtsfeste Beweisbarkeit bereits zunichte gemacht ist.

Nicht ganz so einfach ist das Aufdecken echter doloser Handlungen in der Buchhaltung. Hier bedarf es ausgefeilter Methoden der forensischen Datenanalyse, wobei die gerichtsfeste Beweisbarkeit dann wie schon erwähnt auch noch auf einem anderen Blatt steht.

Da nicht jeder Betrieb finanziell in der Lage ist einen Datenforensiker zu beauftragen und auch nicht jeder Steuerberater über die Software IDEA verfügt lässt sich auch hier bis zu einem gewissen Grad mit Excel arbeiten. Dabei handelt es sich dann allerdings weniger um echte gerichtsfeste Beweiskraft, sondern vielmehr um eine Indizienkette die in Schadenersatzprozessen aber sehr wohl berücksichtigt werden kann.

Da gäbe es zunächst einmal als einfachste Möglichkeit die Zeit der erfassten Buchungen festzustellen. Buchungen, die zu untypischen Zeiten durchgeführt wurden können hier ein erstes Anzeichen sein.

Als weitere Möglichkeit der Analyse kann der Zeitreihenvergleich genannt werden. Hierbei werden unterschiedliche Zeiträume miteinander verglichen um Auffälligkeiten zu erkennen. Während in der Betriebsprüfung meist Erlöse und Wareneinkäufe gegenüber gestellt werden, kann man in der forensischen Datenanalyse einen Zeitreiehnvergleich aber auch für alle anderen Konten durchführen um Auffälligkeiten festzustellen.

Über eine Duplikatanalyse können Übereinstimmungen heraus gefiltert werden wobei man naürlich berücksichtigen muss, dass es bei bestimmten wiederkehrenden Zahlungen wie beispielsweise der Pacht sehr wohl zu permanenten Duplikaten im Rechnungsbetrag kommt. Auffällig hingegen sind permanente Duplikate z. Bsp. im Wareneinkauf oder bei Tankabrechnungen.

Durch eine Lückenanalyse lassen sich fehlende bzw. ausgelassene Einträge erkennen. Aber auch nachträglich gelöschte Buchungssätze lassen sich durch eine Lückenanalyse schnell erkennen.

Ebenso können durch die Lückenanalyse "kaputte" Buchungssätze" heraus gefiltert werden. Hier muss für eine Erklärung etwas weiter ausgeholt werden: Drückt man die Return Taste, dann springt bei einem Buchhaltungsprogramm der Curser in das nächste Feld, weil ein Return innerhalb eines Feldes nicht zugelassen ist. Mit entsprechend krimineller Energie und den nötigen Programmierkenntnissen lässt sich dies unterbinden und man kann beispielsweise im Feld "Buchungstext" über eine entsprechende Programmierung ein Return erzwingen. Das hat zum Ergebnis, dass man anschließend nicht einen, sondern zwei kaputte Buchungssätze hat. Allerdings dürfte dieses Szenario insgesamt nur sehr selten auftreten, da ein normaler Buchhalter kaum über die entsprechenden Programmierkenntnisse verfügt.

Gerade bei dolosen Handlungen sollte auch eine Stammdatenanalyse erfolgen. Hierdurch lassen sich Übereinstimmungen zwischen Bankkonten, Namen oder Adressen zwischen Mitarbeitern, Kunden oder Lieferanten aufdecken.

Abschließend sei noch erwähnt, dass auch der Header des E-Mail Verkehrs wie naürlich auch der gesamte Text einer E-Mail nach Auffälligkeiten durchsucht werden können.

Dies kann beispielsweise bei der Aufdeckung von Industriespionage, aber auch doloser Handlungen sehr aufschlussreich sein.

Jeder Täter hinterlässt, wenn auch unfreiwillig irgendwelche Spuren, denen nachgegangen werden kann.

Ferner besteht auch die Möglichkeit pdf-Dateien oder eingescannte Texte oder Tabellen mit spezieller Software (beispielsweise Omnipage) wieder in lesbare und bearbeitbare Formate, z. Bsp. Word oder Excel, zu konvertieren.

Anschließend können diese Dateien ganz normal analysiert werden.

Ebenso lassen sich auch alle mit einem Datenbankprogramm erfassten Daten leicht analysieren.

Insgesamt handelt es sich bei dieser Ausarbeitung nur um eine sehr kleine und keineswegs vollständige Aufzählung sämtlicher Prüfungsmöglichkeiten einer Buchhaltung mit Excel. Da wie bereits erwähnt die Prüfung mit Excel keine gerichtsfeste Beweismöglichkeit bietet, weil Excel Daten natürlich auch manipuliert werden können sollte in der Prüfung das sog. vier-Augen-Prinzip angewandt werden. Dabei wird alles sauber in Gegenwart eines Zeugen dokumentiert. Auch kann seitens des "Prüfers" eine eidesstattliche Versicherung über das Ergebnis der Prüfung abgegeben werden.

Auch sollte derjenige, der Buchhaltungsdaten prüft über sehr gute Kenntnisse in der Buchhaltung,  forensischen Datenanalyse und entsprechender Dokumentation verfügen.

Wichtig ist auch eine unvoreingenommene, objektive Herangehensweise in der Prüfung und Analyse von Datenbeständen.

Auch wenn die Datenanalyse aufgrund von Verdachtsmomenten durchgeführt wird sollte nicht bereits zu Anfang der Arbeit ein bestimmtes Ergebnis in Betracht gezogen werden.

Nur durch diese Objektivität lassen sich Fehler in der Analyse selbst weitestgehend vermeiden.

Dass jeder einzelne Schritt der Datenanalyse sorgfältig dokumentiert wird sollte sich von selbst verstehen.

Literaturempfehlungen:

1) Forensische Datenanalyse - Dolose Handlungen im Unternehmen erkennen und aufdecken
Autor: Jörg Meyer
Erich Schmidt Verlag
ISBN 978 3 503 13847 0
2012

2) Forensische Methoden im Rechnungswesen
BFuP - Betriebswirtschaftliche Forschung und Praxis
Verlag: nwb
ISSN 0340-5370
2 / 2014

3) Die Unterschiede "Forensischer Prüfung" im Vergleich zur "normalen" Jahresabschlussprüfung
Autor: Benjamin Pompe
Studienarbeit
Verlag: GRIN Verlag
ISBN 978-3-638-93399-5
2007