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Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung

Dieser Fachartikel führt den interessierten Leser in leicht verständlicher, allgemein gehaltener Form in das Thema Betriebsprüfung ein. Eine individuelle Einzelberatung muss immer durch einen Steuerberater oder Rechtsanwalt durchgeführt werden.

Ein Fachartikel von Piero Zedda, Dortmund
Thema: Vorbereitung auf Betriebsprüfung, Außenprüfung durch das Finanzamt

Für die Richtigkeit und Vollständigkeit wird keine Gewähr übernommen!

Bei Verletzung der Buchführungspflichten handelt es sich nach § 283b StGB um einen Straftatbestand.

§ 283b StGB Verletzung der Buchführungspflicht

(1) Mit Freiheitsstrafe bis zu zwei Jahren oder mit Geldstrafe wird bestraft, wer

1. Handelsbücher, zu deren Führung er gesetzlich verpflichtet ist, zu führen unterlässt oder so führt oder verändert, dass die Übersicht über seinen Vermögensstand erschwert wird,

2. Handelsbücher oder sonstige Unterlagen, zu deren Aufbewahrung er nach Handelsrecht verpflichtet ist, vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten beiseite schafft, verheimlicht, zerstört oder beschädigt und dadurch die Übersicht über seinen Vermögensstand erschwert,

3. entgegen dem Handelsrecht

a) Bilanzen so aufstellt, dass die Übersicht über seinen Vermögensstand erschwert wird, oder

b) es unterlässt, die Bilanz seines Vermögens oder das Inventar in der vorgeschriebenen Zeit aufzustellen.

(2) Wer in den Fällen des Absatzes 1 Nr. 1 oder 3 fahrlässig handelt, wird mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder mit Geldstrafe bestraft.

Wichtig: Seit der Reform des Insolvenzrechtes fallen Steuerschulden, die durch Steuerhinterziehung begangen wurden nicht mehr unter die Restschuldbefreiung. Gleiches gilt bei Verurteilung aufgrund von normalen Steuerschulden zu mehr als 90 Tagessätzen.

§ 193 Abgabenordnung (AO) regelt die Aussenprüfung. Sie wird u. a. auch durchgeführt, wenn die für die Besteuerung erheblichen Verhältnisse der Aufklärung bedürfen.

D. h., je weniger Aufmerksamkeit ein Unternehmer der Buchhaltung widmet und je nachlässiger er bei der fristgerechten Abgabe von Meldungen (Umsatzsteuervoranmeldung, Lohnsteueranmeldung, Jahresabschluss, Bilanz oder EÜR) ist, desto eher kann er sich auf eine Aussenprüfung (im Volksmund auch Betriebsprüfung genannt) einstellen.

Dies kann bei beharrlicher Weigerung zur Abgabe der Voranmeldungen bzw. für die Besteuerung maßgeblicher Formulare bis zum Besuch durch die Steuerfahndung bzw. bis zur Beugehaft kommen.

Grundsätzlich richtet sich die Häufigkeit der Aussenprüfung auch nach der Betriebsgröße. Kleinstbetriebe und Kleinbetriebe werden (korrektes steuerliches Verhalten vorausgesetzt) weniger oft geprüft als Mittel- und Großbetriebe.

Vor einer Aussenprüfung erhält man eine Prüfungsanordnung. Diese enthält den Termin, den zuständigen Betriebsprüfer sowie eine Begründung und die Rechtsbehelfsbelehrung.

Das Finanzamt bestimmt den Umfang der Betriebsprüfung nach eigenem Ermessen.

Prüfungsschwerpunkte einer Aussenprüfung können sein:
- Betriebseinnahmen
- Betriebsausgaben
- Umsatzsteuer
- Lohnsteuer

Einige Praxistipps zu den Prüfungsschwerpunkten des Finanzamtes bei der Betriebsprüfung:

Bei keinen oder nur sehr geringen Privatentnahmen sollte man plausibel erklären können wovon man gelebt hat. Ebenso sollte man erklären können woher hohe Privateinlagen stammen. Vorsicht geboten ist bei Darlehen unter Verwandten! Die Verträge sollten richtig gestaltet sein und der Verwandte sollte finanziell auch in der Lage sein ein solches Darlehen zu gewähren.

Bei zinslosen Darlehen eines Verwandten könnte auch der geldwerte Vorteil in Höhe marktüblicher Zinsen steuerlich angerechnet werden. Hierdurch kannn es zu Nachversteuerungen kommen.

Sind die Privatentnahmen höher als der Umsatz bzw. Gewinn nach Betriebsausgaben kann ebenfalls angenommen werden, dass ein Teil der Umsätze nicht korrekt angegeben wurde. Dies kann schnell im Vorwurf der Steuerhinterziehung enden.

Wareneinkauf:  Hat man für 10.000 Euro Ware eingekauft, aber nur für 1.000 Euro Ware verkauft, dann sollte noch für 9.000 Euro Ware auf Lager sein. Oder man muss erklären, warum das nicht der Fall ist. Z. Bsp. durch Ausfall der Stromversorgung im Kühlhaus und dadurch Verlust der Ware; oder durch Einbruchdiebstahl oder dolose Handlungen von Angestellten etc.

Sinnvoll ist es solche Vorkommnisse belegen zu können. Bei Stromausfall im Kühlaushaus durch einen Defekt der Kühlanlage beispielsweise durch eine entsprechende Handwerkerrechnung oder bei Einbruchdiebstahl zum Beispiel durch die Anzeige der Polizei. Solche Belege und Dokumente müssen sorgfältig aufbewahrt werden.

Stimmt das Verhältnis zwischen Wareneinkauf und Umsatz? Sind die Angaben auch zeitlich plausibel? Wer im Januar hohen Wareneinkauf (frische, leicht verderbliche Erzeugnisse) hatte kann daraus nicht erst Monate später hohe Umsätze generieren. Bei einer Betriebsprüfung wird auch die Plausibilität der Angaben des Unternehmers geprüft.

Inventur / Warenlager: Wurde die Inventur ordentlich und zum korrekten Zeitpunkt durchgeführt? Wurden die Waren im Lager korrekt bewertet (Niederstwertprinzip)? Beispiel: Ein Juwelier kauft ständig Gold an. Zum Zeitpunkt des Kaufs betrug der Goldpreis 18,00 € / g. Zum Zeitpunkt der Inventur beträgt der Goldpreis 22,00 € / g. Es ist zum niedrigeren Kurs zu bewerten. Umgekehrter Fall: Zum Zeitpunkt des Kaufs betrug der Goldpreis 22,00 € / g. Zum Zeitpunkt der Inventur beträgt er 18,00 € / g. Nun muss der aktuelle, da niedrigere Kurs, angesetzt werden.

Verpackungsmaterial: Ein Gastronom hat z. Bsp. 10.000 Stück Pizzakartons eingekauft aber nur 1.000 Pizzen verkauft. Dann sollten entweder noch 9.000 Stück Kartons vorhanden sein oder man kann belegen, dass beispielsweise durch einen Wasserschaden die restlichen Kartons unbrauchbar wurden. Sinnvoll ist es das durch ein Foto und evtl. einen Zeugen belegen zu können. Auch sollte ein Beleg existieren, dass neue Kartons nachgekauft wurden. Auch die Anzahl der dann vorhandenen brauchbaren Kartons sollte mit der Stückzahl verkaufter Pizzen in etwa übereinstimmen. Handelt es sich um eine Differenz einiger weniger Kartons und man hat just zu dem Zeitpunkt einen neuen Angestellten angelernt können einige auch mal kaputt gehen. Das sollte sich aber im Rahmen halten.

Kassenbuch: Gehen die Beträge zwischendurch unbemerkt ins Minus? Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn aus Gründen der Bequemlichkeit bzw. Schnelligkeit erst alle Einnahmen und danach erst alle Ausgaben erfasst wurden. Bei einigen Buchhaltungsprogrammen erscheint in diesem Fall keine Warnmeldung! Verifizieren ließe sich das allerdings durch einen Excel Export und Datensortierung nach Datum. Tzsätzlich muss die Excel Tabelle dann noch eine Spalte für den Kassenbestand nach jedem Buchungsvorgang haben. Natürlich kann es mal passieren, dass man unterwegs irgendwo ein Sonderangebot sieht und den Kauf mit dem privaten Geld bezahlt, dann aber vergisst die Privateinlage oderntlich im Kassenbuch zu notieren und nur den Ausgabenbeleg bucht. Passiert so etwas aber ständig und dann auch noch mit höheren Summen, dann kann hier nicht mehr von einem Versehen oder Zufall geredet werden. Der Betriebsprüfer ist mit entsprechender Software ausgestattet (IDEA) und wird schnell den Umfang und die Häufigkeit des "Versehens" aufdecken. In solch einem Fall ist er berechtigt die Buchhaltung zu verwerfen und kann nach billigem Ermessen hinzu schätzen.

Wurde das Kassenbuch korrekt geschrieben oder mehr kreativ?

Jeder Mensch hat eine Vorliebe für eine gewisse Zahl zwischen 0 und 9. Diese nutzt er unbewußt am häufigsten wenn er das Kassenbuch nicht korrekt schreibt.

Allerdings gibt es in einer Zahlenreihe immer eine gewisse Verteilung bzw. Häufigkeit mit der die verschiedenen Zahlen vorkommen.

Mit dem Benford Test der Software IDEA lassen sich Abweichungen von dieser mathematischen Verteilung aufdecken.

Unregelmäßigkeiten in dieser mathematischen Verteilung sagen allerdings zunächst einmal nichts über eine mögliche Manipulation des Kassenbuches aus.

So haben viele Geschäfte Preise, die mit 99 Cent enden oder man hat sehr viele niedrigpreisige Artikel die nur knapp über ein Euro kosten. Dann ist die statistische Verteilung natürlich so, dass diese Zahlen entgegen dem Benford´schen Gesetz am häufigsten vorkommen. Der Prüfer ist sehr wohl in der Lage das zu berücksichtigen.

Eine tatsächliche Manipulation ließe sich aber sehr wohl durch das Benford´sche Gesetz feststellen.

Sicherlich gibt es Möglichkeiten das Benford´sche Gesetz und den Zeitreihenvergleich in gewissem Umfang auszutricksen. Der Aufwand wäre aber derart hoch, dass man dann das Kassenbuch auch gleich ordentlich schreiben könnte. Schlichtweg weil es weniger Aufwand wäre. Von solchen Tricks kann nur abgeraten werden; zumal dann aber auch die statistische Verteilung der anderen Zahlen wie weiter oben beschrieben nicht mehr passt.

Außerdem blieben dann auch noch die weiter unten genannten anderen mathematischen Tests zu denen IDEA fähig ist.

Transitkonto: Ist dieses ausgeglichen oder gibt es auf diesem Konto noch nicht ausgeglichene Buchungen? Gibt es ungeklärte Fälle, die einer intensiven Klärung bedürfen und deshalb noch auf dem Transitkonto stehen?

Rückstellungen: Wurden Rückstellungen gebildet? Sind diese zulässig bzw. im zulässigen Rahmen und wurden sie fristgerecht aufgelöst?

Anlageverzeichnis: Wurden die Sachanlagen korrekt erfasst und stimmt die Abschreibungsdauer bei jedem Anlagegut? Sind die Abschreibungsbeträge korrekt? Wurden Gewinne bei veräußerten älteren und bereits abgeschriebenen Anlagegütern, sofern sie noch mit Buchgewinn veräußert wurden korrekt eingebucht?

Wurde immaterielles Anlagevermögen über- oder unterbewertet?

Sofern sich Wertpapiere im Anlagevermögen befinden, wurden diese ebenfalls korrekt bewertet?

Können Sonderabschreibungen plausibel erklärt werden?

Bilanz: Stimmen die Anfangsbestände mit den Endbeständen des Vorjahres überein? Gibt es Differenzen in der Bilanz?

Betrieblich genutztes Fahrzeug: Wird das Fahrzeug ausschließlich betrieblich genutzt, weil z. Bsp. für Privatfahrten ein privater PKW vorhanden ist. Falls nicht; wurde die 1% Regelung korrekt berücksichtigt? Gibt es mit dem betrieblich genutzten Fahrzeug Fahrten zwischen erster Arbeitsstätte und Privatwohnung?

WICHTIG: Ist das Fahrzeug im Verhältnis zu den Gesamteinkünften angemessen? Wer z. Bsp. ausschließlich Einünfte aus einem Kleingewerbe hat wird davon wohl kaum eine neue Edelkarosse finanzieren können. In solchen Fällen kann es zu Querabfragen zwischen sämtlichen Behörden (Finanzamt, Zoll, etc.) kommen. In solchen Fällen kann unter Umständen auch sehr schnell der Vorwurf der Geldwäsche im Raum stehen.

Personal: Gibt es z. Bsp. bei geringfügig Beschäftigten einen Stundennachweis? Gibt es irgendwelche Differenzen in den Lohnkonten?

Bei Unregelmäßigkeiten kann die Außenprüfung durch den Betriebsprüfer sonst schnell noch eine Sozialversicherungsaußenprüfung oder Besuch durch den Zoll (Finanzkontrolle Schwarzarbeit) nach sich ziehen.

Wichtig: Auch bei korrekten Lohnaufzeichnungen werden seitens der Sozialversicherung inzwischen in regelmäßigen Abständen Sozialversicherungsprüfungen durchgeführt. Werden hierbei Unregelmäßigkeiten vermutet, die der Prüfer der Sozialversicherung aber nicht so ohne weiteres belegen kann zieht das ebenfalls eine betriebliche Außenprüfung durch das Finanzamt nach sich.

Bei groben Unregelmäßigkeiten erhält man natürlich auch Besuch vom Zoll.


Hierbei handelt es sich um stark vereinfachte Darstellungen die keineswegs den Anspruch auf Vollständigkkeit erheben.

Auf eine Betriebsprüfung sollte man sich als Unternehmer immer ordentlich vorbereiten.

War man als Unternehmer bisher kein großer Fan ordentlicher Buchhaltung, dann kann es sinnvoll sein den Nachholbedarf ehrlich zuzugeben. Gibt es sonstige Begründungen für diesen Nachholbedarf? Z. Bsp. aufgrund längerer Krankheit oder sonstiger widriger Umstände? Besteht die Möglichkeit durch eine spätere Terminierung der Prüfung Zeit zur Aufarbeitung zu gewinnen?

Welche Daten darf der Prüfer während der Prüfung einsehen?

Natürlich alle Daten die für die ordentliche Besteuerung maßgeblich sind.

Dazu gehören auch Kunden- und Lieferantendaten.

Werbung, Marketinganalysen und Forschungen können unter Umständen auch dazu gehören, wenn diese Kosten verursacht haben. Ergebnisse von Marketinganalysen oder Forschungsergebnisse bzw. wichtige Patente sollten hier evtl. eine Ausnahme sein.

Grundsätzlich ist ein Prüfer aber zur Durchsicht aller Unterlagen die Umsätze oder Kosten nach sich gezogen haben befugt.

Die Betriebsprüfung kann in den Räumen des Unternehmers, des Steuerberaters oder des Fachanwaltes für Steuerrecht durchgeführt werden.

Ebenso kann der Prüfer Aktenordner oder Daten CD´s mit in sein Büro nehmen und dort ebenfalls die Daten überprüfen.

Was weiß das Finanzamt bereits vor der Prüfung? Um das heraus zu finden kann ein Antrag auf Akteneinsicht sinnvoll sein. Dieser Antrag sollte begründet werden.

Woher erhält das Finanzamt seine Informationen?
- Zunächst aus allen abgegebenen bzw. nicht abgegebenen Erklärungen
- Aus Kontrollmitteilungen
- Aus Erkenntnissen von Betriebsprüfern der Kunden und Lieferanten des Unternehmens
- Hinweise von Mitbewerbern am Markt
- Ehemalige Mitarbeiter
- Ehemalige Lebensgefährten
- Kontrollmitteilungen der Hausbank
- Meldungen im Rahmen des Geldwäschegesetzes
- Standesämter, Gerichte etc.
- grundsätzlich jeder Mitwisser

Wichtig: Während der Prüfung sollte man im Umgang mit dem Betriebsprüfer niemals die Regeln zwischenmenschlicher Kommunikation vergessen. Lautes oder aggressives Auftreten kann sich unter Umständen nachteilig auswirken. Auch wenn die Nerven beim Unternehmer zunächst blank liegen kann ein Durchatmen hilfreich sein bevor man weiter diskuttiert.

Nach der Prüfung erhält man einen Prüfungsbericht den der Betriebsprüfer im Allgemeinen mit dem Unternehmer bespricht.

Bis zu einem gewissen Grad wird ein Betriebsprüfer sicherlich mit sich reden lassen. Grobe Fehler in den Aufzeichnungen oder tatsächliche Steuerhinterziehung kann man als Unternehmer aber schlecht weg diskuttieren. Hierbei geht es allenfalls noch um Feinheiten.

Ist man grundsätzlich anderer Meinung zu bestimmten Sachverhalten als der Betriebsprüfer kann man immer noch Rechtsmittel über einen Steuerberater oder Fachanwalt für Steuerrecht einlegen.


Die Software IDEA:

Diese Software wurde vom kanadischen Rechnungshof entwickelt und wird inzwischen in vielen Ländern eingesetzt.

Sie wurde entwickelt um große Datenbestände zu analysieren.

IDEA kann alle gängigen MS Word und Excel Dokumente und auch pdf Dateien einlesen und verarbeiten.

Gute Buchhaltungsprogramme haben aber auch die Möglichkeit eines Betriebsprüfungsexportes der Buchhaltungsdaten.

Mit IDEA können Zeitreihenvergleiche, Chi Quadrat Test, Benford Test (welcher unter dem Punkt "Kassenbuch" bereits genannt wurde) und ähnliche mathematische Berechnungen durchgeführt werden.

An dieser Stelle näher auf alle Möglichkeiten von IDEA einzugehen würde den Rahmen dieser Ausarbeitung allerdings sprengen.

Für MS Excel Freaks:

Bestimmte Funktionen der Software IDEA lassen sich auch mit Excel realisieren.

So bietet Excel den Chi Quadrat Test ebenfalls über die Funktion Chitest bzw Chivert an.

Ebenso lässt sich die Benford Analyse als Formel auch mit Excel realisieren.

Die Realisierung eines einfachen Zeitreihenvergleiches mit anschließender Überprüfung der Soll / Ist Werte ist da noch die kleinere Übung welche sich mit Excel natürlich auch darstellen lässt. Vergleicht man die Zahlen nun mit den Richtsätzen der Richtwerttabelle dann bekommt man zumindest Näherungswerte was man bei der Betriebsprüfung erwarten kann.

Man kann solch eine Tabelle als Zeitreihenvergleich für jeden Tag, monatlich oder quartalsweise erstellen.

Wichtig ist hierbei darauf zu achten auch die richtigen Werte zu nehmen wie z. Bsp. den Rohgewinnaufschlag als Soll im Vergleich mit dem Rohgewinnaufschlag der Ist Werte.

Ebenso lässt sich der Reingewinn als Soll / Ist Vergleich darstellen.

Auch der Wareneinsatz im prozentualen Verhältnis zum Umsatz kann auf diese Art dargestellt werden.

Über die Formel Zählenwenn lassen sich weitere Statistiken darstellen.

Auch lässt sich damit das Verhältnis der Arbeitsstunden der Mitarbeiter zum Umsatz darstellen um erste Auffälligkeiten selbst zu verifizieren.

Nutzt man als Unternehmer ein Buchhaltungsprogramm so kann man die Buchungen als Excel Tabelle exportieren und dann alle Analysen in geringem Umfang selbst durchführen.

Über die Funktion Diagramm-Assistent lassen sich die Werte anschließend noch grafisch aufarbeiten.

Es versteht sich von selbst, dass diese Arbeiten natürlich wesentlich zeitaufwändiger sind als wenn sie mit IDEA durchgeführt werden. Um sich selbst einen kleinen ersten Überblick vor der Betriebsprüfung zu verschaffen ist das aber nicht schlecht.